أفضل الممارسات لمشاركة الملفات بطريقة آمنة

تميل الشركات إلى الازدهار من خلال مشاركة المعلومات أو البيانات في الوقت المناسب. من المهم للفرق في المنظمة الوصول إلى المعلومات التي يحتاجونها لإنجاز مهامهم بكفاءة وسهولة. وهذا هو سبب أهمية مشاركة الملفات لأي عمل تجاري.

لحسن الحظ ، جعل التقدم التكنولوجي مشاركة الملفات أمرًا سهلاً. ومع ذلك ، مع تقدم التكنولوجيا ، يتزايد أيضًا الأشخاص الخبثاء للاستفادة من نقاط ضعف الأنظمة. يمكن أن يؤدي الافتقار إلى ممارسات مشاركة الملفات الآمنة بسهولة إلى تسرب أو سرقة البيانات الحساسة التي يمكن أن تسبب الكثير من الضرر للمؤسسة. بالإضافة إلى ذلك ، فإن التخلي عن ممارسات الأمان في مشاركة الملفات يجعل النظام عرضة لهجمات مثل هجمات man-in-the-middle أو تثبيت برامج ضارة.

فيما يلي أفضل الممارسات لمشاركة الملفات بأمان والتي يمكنك اعتمادها لمؤسستك:

1. استفد من شبكات VPN

مع الاتجاه المتزايد للعمل المرن ، لم يعد الموظفون مقيدين بالعمل في المكتب. ومع ذلك ، يأتي هذا مع زيادة استخدام الشبكات العامة غير الآمنة عندما يقرر الموظفون العمل من الأماكن العامة. بينما لا يمكنك التحكم في المكان الذي يقرر العاملون عن بُعد العمل فيه ، يمكنك توعية الحاجة إلى الاتصال بمثل هذه الشبكات من خلال VPN. تنشئ VPN نفقًا آمنًا للبيانات التي تمر من خلالها عند نقلها على الإنترنت. يجعل من الصعب على المتسللين الوصول إلى ما يتم نقله. بالإضافة إلى ذلك ، تكون الشبكة الافتراضية الخاصة مفيدة عندما تكون هناك حاجة لإرسال مقاطع فيديو كبيرة أو أي ملف كبير آخر. يمكن لشبكة VPN ، مثل NordVPN ، وما إلى ذلك إخفاء حجم الملف من مزود خدمة الإنترنت الخاص بك ، مما يجعل من الممكن إرسالها بأمان.

2. استثمر في حل مشاركة الملفات

يتيح حل مشاركة الملفات نظامًا أساسيًا آمنًا لتخزين الملفات بأمان ويسمح بالوصول إلى هذه الملفات من أي مكان. بالطبع ، هذا يلغي الحاجة إلى مشاركة الملفات ذهابًا وإيابًا. يمكنك تعيين أذونات للأشخاص المسموح لهم بالوصول إلى هذه الملفات. أفضل جزء هو أنك تتحكم في هذه الأذونات ، وسيتم إعلامك بأي نشاط للمستخدم. هذا يجعل من السهل التحكم في عدد الأشخاص الذين يمكنهم الوصول إلى الملفات وإجراء تغييرات عليها. بالإضافة إلى ذلك ، تظل المعلومات مشفرة ، مما يضيف طبقة من الأمان إليها.

3. الحد من استخدام أجهزة USB

تحظى أجهزة USB بشعبية كبيرة عندما يتعلق الأمر بإرسال ملفات كبيرة من موقع إلى آخر. ومع ذلك ، فإن أجهزة USB تكون آمنة فقط إذا لم تفقدها. فكر في الأمر ، كم عدد أجهزة USB التي صادفتها في منطقتك؟ هذا هو مدى سهولة فقدان واحد. الشيء المؤسف هو أنه ليس لديك أي فكرة عن مكان هبوط USB في حالة ضياعه. وإذا حصل عليها شخص ضار ، فيمكنه الوصول إلى جميع المعلومات أو البيانات.

4. إنشاء كلمات مرور قوية

لقد تحدثنا عن استخدام حل مشاركة الملفات الذي يسمح لك باستخدام الحماية بكلمة مرور. الحقيقة هي أنه لا يمكنك حساب أمان بياناتك إذا كنت تستخدم كلمات مرور بسيطة يسهل تخمينها. يجب أن تجعل من الصعب على الأشخاص غير المصرح لهم الوصول إلى ملفاتك باستخدام كلمات مرور قوية. يمكنك استخدام مجموعة من الأرقام والرموز والحروف الكبيرة والصغيرة - اجعلها طويلة بما يكفي لمزيد من الأمان. بالإضافة إلى ذلك ، استخدم المصادقة متعددة العوامل للتأكد من وصول الأشخاص المناسبين فقط إلى الملفات. أيضًا ، استخدم شيئًا يمتلكه المستخدم فقط مثل رسالة نصية إلى هاتفه المحمول ، وما إلى ذلك.

5. تدريب فريقك على مشاركة الملفات الآمنة

مع الجداول الزمنية المزدحمة والضغط الهائل للتسليم ، يمكن أن يكون من السهل التغاضي عن ممارسات المشاركة الآمنة للملفات. ومع ذلك ، يمكن أن تكون هذه الأخطاء مكلفة. للتأكد من عدم حدوث مثل هذه الأحداث ، تحتاج إلى تثقيف فريقك حول مشاركة الملفات الآمنة. دعهم يكون لديهم فهم واضح للمخاطر التي تنطوي عليها إذا تم التعامل مع المعلومات بشكل سيء. يمكنك تصنيف البيانات التي يتم التعامل معها في مؤسستك وشرح مستويات الأمان التي يحتاجها كل فصل.

بالإضافة إلى ذلك ، تحتاج إلى التأكد من أن الفريق بأكمله مدرب جيدًا على استخدام حل مشاركة الملفات المعتمد. في حالة عدم القيام بذلك ، سيعود موظفوك إلى الاعتماد على معرفتهم الخاصة ، والتي قد لا تتوافق أحيانًا مع سياسة مشاركة الملفات الآمنة للمؤسسة.

خاتمة

إنه لأمر مدهش لتحليل مقدار البيانات التي تمر بها المؤسسة عبر الفرق والعملاء والموردين وأصحاب المصلحة الآخرين في يوم واحد. إذا فكرت في الأمر ، فمن الصعب فهم الضرر الذي يمكن أن ينشأ من سوء التعامل مع مثل هذه الكميات من البيانات. ومن ثم ، فإن المشاركة الآمنة للملفات هي جانب من جوانب الأعمال التي يجب التعامل معها بالمسؤولية التي تستحقها !!