مراقبة الموظفين العاملين عن بعد

لا أعتقد أن أيًا منا كان يعتقد في مارس 2020 أن العمل عن بُعد سيكون شائعًا كما أصبح.

ربما جاء التشكك من التسرع في تنفيذ الإجراءات ، حيث عمل الكثير من الناس على طاولات المطبخ وبين مسؤوليات رعاية الأطفال. أو ربما نشأ عن إحجام المنظمات التاريخي عن تبني العمل عن بعد.

سبب ذلك مفهوم: العمل عن بعد يجعل من المستحيل تقريبًا مراقبة الموظفين والتأكد من أنهم يتصرفون بمسؤولية.

بالنسبة للكثيرين ، يستحضر مفهوم مراقبة الموظفين فكرة مكان العمل الذي تحول إلى رمز شامل ، مع قيام الرؤساء بتسجيل كل استراحة للمرحاض وفحص كل موقع ويب تزوره للتأكد من أنك في مهمة.

الحقيقة هي أن معظم الشركات لن يكون لديها الموارد للقيام بذلك حتى لو أرادوا ذلك - والكثير منهم لا يهتم بعدد المرات التي تذهب فيها إلى المرحاض طالما يتم إنجاز العمل.

هذا شيء بدأ يؤتي ثماره خلال الوباء. سرعان ما أصبح من الطبيعي إعادة ترتيب الاجتماعات لأن أحد أعضاء الفريق اضطر إلى الاعتناء بطفله ، أو العمل متأخرًا لأننا خرجنا إلى الخارج لأول مرة خلال يومين على الغداء وكان الطقس في النهاية يتحسن.

العمل من المنزل والإنتاجية

تميل الطبيعة المرنة للعمل من المنزل إلى أن الموظفين يعملون في الواقع لساعات أكثر وليس أقل. وجدت دراسة أجراها مكتب الإحصاء الوطني أن الموظفين عن بعد يعملون خمس ساعات أسبوعيًا في المتوسط أكثر من أولئك الذين عملوا في المكتب. كما قاموا بست ساعات من العمل الإضافي غير مدفوع الأجر في المتوسط أسبوعيًا ، مقارنة بـ 3.6 ساعات لأولئك الذين لا يعملون من المنزل مطلقًا.

لذلك ، في معظم الحالات ، لا تتعلق مراقبة الموظفين - أو على الأقل يجب أن تكون - بمراجعة الإنتاجية بقدر ما تتعلق بمنع السيناريوهات التي تعرض سلامة المؤسسة للخطر ، مثل زيارة الموظفين لمواقع الويب المراوغة أو اختلاس المعلومات الحساسة.

هذه أسباب مبررة تمامًا لمراقبة الموظفين ، وبفضل الأدوات المختلفة ، تمتلك المنظمات طرقًا غير مزعجة لتتبع فرقها وضمان بقائها آمنة. ومع ذلك ، فإن هذه البرامج ليست شائعة كما كنت تتوقع.

في الواقع ، وجد استطلاع خروقات الأمن السيبراني لعام 2021 الذي أجرته حكومة المملكة المتحدة أن عددًا أقل من المنظمات التي تقوم بمراقبة المستخدمين أثناء الوباء (32٪) عما كانت عليه في العام السابق (38٪).

إذا كانت مراقبة الموظفين هي أكبر عقبة أمام العمل عن بُعد قبل COVID-19 ، فلماذا لا يتم الآن بعد أن أصبحت الحلول متاحة على نطاق واسع؟

هل تعرف ما إذا كانت مؤسستك قد تعرضت لخرق في البيانات؟ خطأ الموظف من الأسباب الرئيسية للحادث الأمني ، وبدون وسيلة لمراقبة سلوكهم ، تزداد المخاطر.

إذا كنت تبحث عن مساعدة في التعامل مع هذا التهديد ، فإن إدارة تكنولوجيا المعلومات هنا لمساعدتك. نحن نقدم مجموعة من الأدوات والبرامج والخدمات الاستشارية لحماية البيانات والأمن السيبراني - والتي يمكن تقديمها جميعًا عن بُعد.

الزحف التكنولوجي

يوفر برنامج المراقبة عن بعد مجموعة متنوعة من الميزات التي تمنح أصحاب العمل رؤى حول طريقة عمل فرقهم. بالنسبة للبعض ، يمتد هذا إلى ما وراء مواقع الويب التي يزورونها والتطبيقات التي يستخدمونها وإلى تحليل الإنتاجية ، مثل تسجيل ضغطات المفاتيح ومراجعة جلسات سطح المكتب.

على الرغم من أنه قد تكون هناك أسباب وجيهة للقيام بذلك ، إلا أن المنظمات قد تخشى أن تضر أكثر مما تنفع.

على عكس الأدلة القصصية التي تأتي مع مراقبة الموظفين في المكتب ، فإن برنامج المراقبة عن بعد يقنن الممارسة ، ويخلق رزمًا من السجلات التي تحول نشاط الموظف إلى سلسلة من المقاييس.

قد تكون هذه المعلومات هي البديل الوحيد لمراجعة من هو أول شخص في المكتب ، ومن يبقى متأخرًا ويقيم فترات طويلة خلال اليوم - لكنها تبطل الكثير من النوايا الحسنة التي يشعر بها الموظفون بشأن العمل المرن.

وفقًا لدراسة أجرتها لجنة النقابات العمالية (TUC) ، يعتقد 56٪ من الموظفين أن إدخال برنامج مراقبة الموظفين يضر بالثقة بين العمال وأصحاب العمل.

وفي الوقت نفسه ، قال 60٪ أنه ما لم يتم تنظيمها بعناية ، فإن استخدام مثل هذه التكنولوجيا يمكن أن يزيد من المعاملة غير العادلة في مكان العمل.

وهذا دون ذكر مشكلات الامتثال لـ GPDR (اللائحة العامة لحماية البيانات).

على الرغم من أنه يُسمح للمؤسسات باستخدام برامج المراقبة بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات ، إلا أن ذلك يتطلب جهدًا كبيرًا. بالإضافة إلى ذلك ، يجب إعطاء الموظفين فهمًا واضحًا للوقت الذي يحتمل فيه الحصول على المعلومات المتعلقة بهم ، وكيف سيتم استخدامها ولمن سيتم الكشف عنها.

هذا شيء كافحت المنظمات أثناء الوباء ، وفقًا لـ TUC. ووجدت أن 31٪ فقط من الموظفين تمت استشارتهم عند إدخال أشكال جديدة من التكنولوجيا إلى مكان العمل.

إذا كانت المنظمات ستستخدم برمجيات المراقبة ، فهذا شيء يجب عليها معالجته.

مراقبة الموظفين واللائحة العامة لحماية البيانات

يجب على المنظمات الخاضعة للائحة العامة لحماية البيانات والتي ترغب في استخدام برنامج مراقبة الموظفين إجراء DPIA (تقييم تأثير حماية البيانات).

هذه هي في الأساس نوع من تقييم المخاطر الذي يساعد المؤسسات على تحديد وتقليل مخاطر حماية البيانات للمشروع.

عندما يتم إجراؤها بشكل صحيح ، فإنها تضمن أن مراقبة الموظفين تتم فقط عند الضرورة ، مما يساعدك على تجنب مشكلات الخصوصية والحفاظ على ثقة موظفيك.

تظل هذه أولوية قصوى حتى بعد خروج بريطانيا من الاتحاد الأوروبي ، ليس فقط لحماية موظفيك ولكن لأن نفس المتطلبات موجودة في المملكة المتحدة المكافئة للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR).

إذا كنت تبحث عن نصيحة حول من أين تبدأ ، يمكن لحوكمة تكنولوجيا المعلومات توجيهك في الاتجاه الصحيح. نحن نقدم مجموعة من أدوات وبرامج تدريب خصوصية البيانات والأمن السيبراني - بما في ذلك أداة DPIA الخاصة بنا.

تم تطوير هذه الأداة بواسطة خبراء حماية البيانات ، وهي ترشدك خلال الخطوات الست التي يجب عليك إكمالها للتأكد من أن تقييمك يقيس بشكل فعال مستوى المخاطر التي تنطوي عليها أنشطة معالجة البيانات.

ليس عليك أن تكون خبيرًا في اللائحة العامة لحماية البيانات لإكمال التقييم. يوضح لك نموذج DPIA الأسئلة التي تحتاج إلى طرحها وكيف يمكنك العثور على الإجابات.

حتى أنه يوفر روابط إلى الأقسام ذات الصلة من اللائحة ، حتى تتمكن من التحقق من سبب ضرورة كل عملية.