أفضل الممارسات لضمان الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات

لا يزال الامتثال للوائح خصوصية بيانات الاتحاد الأوروبي الخاصة باللائحة العامة لحماية البيانات يمثل تحديًا. يمكن أن تساعد أفضل الممارسات - مثل تعيين مسؤول حماية البيانات وتصنيف البيانات.
تخضع أي منظمة تتعامل مع البيانات الشخصية لمواطني الاتحاد الأوروبي ، بغض النظر عن موقعها ، للائحة العامة لحماية البيانات ، وقانون الخصوصية وحماية البيانات لعام 2018 في الاتحاد الأوروبي والمنطقة الاقتصادية الأوروبية.

يمكن أن يؤدي عدم الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات إلى إصدار أوامر معالجة البيانات وتعليق عمليات نقل البيانات وغرامات تصل إلى 20 مليون يورو - حوالي 23.2 مليون دولار - أو 4٪ من حجم المبيعات العالمي السنوي. ونتيجة لذلك ، تعمل اللائحة العامة لحماية البيانات على تشكيل استراتيجيات حماية البيانات في جميع أنحاء العالم.

يتطلب القانون العام لحماية البيانات (GDPR) نهجًا قائمًا على المخاطر لأنشطة معالجة البيانات. على الرغم من أن معظم الشركات تجمع بيانات المستخدمين وتستخدمها ، إلا أن الأمان ليس بالضرورة نشاطهم الرئيسي. ومع ذلك ، لا تزال المؤسسات بحاجة إلى فهم وتنفيذ المتطلبات الأساسية للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) لضمان الامتثال. يتطلب هذا دعمًا على مستوى اللوحة. تم تفصيل تشريعات القانون العام لحماية البيانات (GDPR) وتتطلب من الشركات تغيير أو تكييف إجراءات معالجة البيانات والعمليات الحالية والعثور على المورد للقيام بذلك. سيساعد اتباع أفضل الممارسات السبع هذه في تسهيل الرحلة نحو الامتثال للقانون العام لحماية البيانات (GDPR).

1. تعيين مسؤول حماية البيانات
يجب على المؤسسات التي تعالج أو تتعامل مع كميات كبيرة من البيانات الشخصية تعيين مسؤول حماية بيانات مستقل (DPO) يقدم تقاريره إلى مجلس الإدارة. يتمثل الدور الأساسي لمسؤول حماية البيانات (DPO) في ضمان قيام المنظمة بمعالجة البيانات الشخصية لجميع موضوعات البيانات الخاصة بها - بما في ذلك الموظفين أو العملاء أو مقدمي الخدمات أو أي أفراد آخرين - وهي متوافقة مع قواعد حماية البيانات المعمول بها. وهذا يستلزم تثقيف المنظمة وموظفيها حول الامتثال ، وتدريب الموظفين المشاركين في معالجة البيانات ، والاحتفاظ بسجلات لجميع أنشطة معالجة البيانات وإجراء عمليات تدقيق أمنية منتظمة. يعمل مسؤول حماية البيانات أيضًا كنقطة اتصال بين الشركة وأي سلطات إشرافية.

2. تصنيف كافة البيانات
لضمان سرية البيانات وسلامتها وتوافرها ، يتعين على المنظمة معرفة البيانات التي لديها. قم بإجراء جرد للبيانات حتى يتمكن أصحاب المصلحة من فهم جودة وقيمة البيانات المسؤولة عنها وتصنيفها بشكل مناسب. من الأسهل ضمان أن تكون ضوابط الأمان والخصوصية كافية ومبررة عند تصنيف البيانات ووضع علامة عليها على أنها معلومات تعريف شخصية (PII).

3. أكمل تقييم تأثير الخصوصية
قبل أن تبدأ معالجة البيانات ، قم بإجراء تقييم لتأثير الخصوصية (PIA). يجب أن يحدد تقييم الأداء (PIA) المخاطر التي يمكن أن تنشأ من جمع معلومات تحديد الهوية الشخصية واستخدامها والتعامل معها. هذا عنصر مهم في نهج الخصوصية حسب التصميم الخاص باللائحة العامة لحماية البيانات في معالجة البيانات. إنه أيضًا تمرين قيم يساعد على بناء خصوصية البيانات وأمانها في تصميم الأنظمة والعمليات. وسيشمل مدخلات من المنظمة بأكملها حيث أن كل قسم سيعالج أو يتعامل أو يستخدم معلومات تحديد الهوية الشخصية بطرق مختلفة.

ابدأ بتحديد كيفية تدفق البيانات عبر المؤسسة ، بما في ذلك مكان وكيفية جمعها ؛ كيف وأين يتم استخدامه ؛ بواسطة من وكيف وأين وإلى متى يتم تخزينها ؛ وما إذا كان قد تم نقله إلى بلد ثالث أو منظمة دولية.

في حين أن نمذجة التهديد ستنشئ مخاطر أمنية لهذه البيانات ، يتطلب تحليل الأثر (PIA) أيضًا تقييمًا للأنشطة لتحديد مستوى مخاطر الخصوصية وتحديد تلك التي تنطوي على مخاطر عالية.

يتم تحديد مخاطر الخصوصية بالطرق التالية:

 الفشل في تلبية التوقعات المعقولة للفرد فيما يتعلق بالخصوصية ، مثل جمع المعلومات غير الضرورية ؛
 عدم الحصول على موافقة المستخدم على جمع البيانات ؛ أو
 لا توجد طريقة للمستخدمين لإلغاء الاشتراك أو طلب حذف بياناتهم.

إذا أظهر PIA وجود خطر كبير على حقوق وحريات موضوعات البيانات ، فإن القانون العام لحماية البيانات (GDPR) يتطلب تقييم تأثير حماية البيانات للامتثال.

4. توثيق وصيانة وإنفاذ سياسات وإجراءات وعمليات الخصوصية
يجب تحديث قوائم جرد البيانات وخرائط تدفق البيانات حتى يعرف مسؤول حماية البيانات ما هي البيانات التي يتم جمعها ولماذا وكيف يتم استخدامها ومكان تخزينها وتأمينها وكيف يتم التحكم في الوصول وكيف سيتم محوها عند الطلب أو بناءً على ذلك انتهاء الصلاحية. يجب أن تغطي سياسات الخصوصية ومعالجة البيانات الموثقة الأشخاص والعمليات والأنظمة المشاركة في هذه الأنشطة لضمان بقاء البيانات دائمًا محمية ومعالجتها بشكل صحيح.

سيكون لسياسات الموافقة على جمع البيانات تأثير كبير على كيفية جمع البيانات من النماذج وملفات تعريف الارتباط عبر الإنترنت. تأكد من فهم المطورين وأولئك الذين يستخدمون هذه البيانات لكيفية تأثير هذه السياسات عليهم. يجب أن تفرض السياسات أيضًا طبقات من المصادقة والترخيص والمحاسبة ، والأهم من ذلك ، تشفير البيانات في كل من البيانات غير المستقرة وأثناء النقل. سيؤدي تشفير ومعالجة جمع البيانات بشكل صحيح إلى تقليل غرامات خرق البيانات بشكل كبير.

قد يتطلب الامتثال أيضًا مراجعات لعقود البائعين لتشمل الالتزام بمتطلبات اللائحة العامة لحماية البيانات ، بما في ذلك بند لإجراء عمليات تدقيق دورية.

5. تدريب الموظفين على اللائحة العامة لحماية البيانات
يجب أن يفهم الموظفون مسؤولياتهم في حماية البيانات. يجب أن يغطي إعداد الموظفين وتدريبهم سياسة الخصوصية للمؤسسة ومفاهيم البيانات الشخصية. يجب على أي شخص يتعامل مع البيانات أو معالجتها فهم دوره في الحفاظ على أمان البيانات ومعرفة الإجراءات والعمليات ذات الصلة. قم بإجراء جلسات تنشيطية منتظمة للحفاظ على الوعي بالخصوصية.

6. اختبار إجراءات الاستجابة لخرق البيانات
هناك حد 72 ساعة لإخطار سلطة حماية البيانات المحلية (DPA) بانتهاك البيانات الذي قد يؤدي إلى إلحاق الضرر بأصحاب البيانات. يتم إخطار اللوائح العامة لحماية البيانات (GDPR) الموضوعات المتأثرة "بدون تأخير لا داعي له". اختبر بانتظام إجراءات إدارة الخرق والردود على طلبات موضوع البيانات لضمان التزام الموظفين بهذه المواعيد النهائية. يجب أن يعرفوا كيفية التعرف على خرق البيانات والإبلاغ عنه داخليًا ، ويجب أن يكون واضحًا الجهة المسؤولة عن التواصل مع إدارة الشؤون السياسية والعملاء.

7. مراقبة ومراجعة الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات
تحتاج المنظمات إلى إجراء عمليات تدقيق منتظمة لممارسات حماية الخصوصية لإثبات الامتثال للقانون العام لحماية البيانات (GDPR). يجب تحديث سجلات جميع البيانات المحفوظة وكيفية معالجتها وتفاصيل أي نقل للبيانات إلى بلدان أخرى وكيفية حمايتها. قم بإجراء تقييمات منتظمة للمخاطر لتحديد ما إذا كانت أساليب معالجة البيانات والتوثيق وسياسات الخصوصية بحاجة إلى تحديث. وبالطبع ، يجب الحفاظ على أمن البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات.

تنفيذ أفضل ممارسات اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) لتظل متوافقة

تُعد أفضل الممارسات السبعة هذه أساس مشروع متين متوافق مع اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) والذي يحمي معالجة البيانات الشخصية ونقلها. ومع ذلك ، فهي ليست مهامًا تافهة يمكن تحديدها بشكل عرضي. لن يؤدي تنفيذ الضوابط الأساسية اللازمة لتلبية متطلبات اللائحة العامة لحماية البيانات بالضرورة إلى استراتيجية معالجة بيانات مناسبة ومرنة. الامتثال هو عملية مستمرة ، وليس نشاطًا لمرة واحدة. يؤدي الاستثمار في الامتثال للقانون العام لحماية البيانات (GDPR) إلى بنية تحتية أكثر أمانًا لتكنولوجيا المعلومات ويوضح للمستهلكين أن المؤسسة تأخذ خصوصية بياناتها وأمانها على محمل الجد.